Di lapangan masih banyak pelaku usaha, baik UMKM, reseller, maupun perusahaan yang sedang tumbuh, yang mengira faktur pajak hanyalah “dokumen tambahan” yang tidak terlalu penting.
Padahal, dalam transaksi bisnis profesional, faktur pajak adalah bukti hukum yang mempengaruhi kredibilitas, pajak yang harus dibayar, hingga kelancaran kerja sama dengan klien besar.
Banyak masalah muncul karena ketidaktahuan, mulai dari gagal kerjasama dengan perusahaan besar, koreksi pajak, hingga sanksi administrasi.
Melalui artikel ini, kita akan membahas apa sebenarnya faktur pajak, siapa yang wajib membuatnya, dan kenapa dokumen ini sangat penting untuk pertumbuhan bisnis.
Apa Itu Faktur Pajak?
Faktur Pajak adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk mencatat penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP). Dokumen ini menjadi bukti bahwa transaksi tersebut dikenakan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Secara sederhana, Faktur Pajak adalah “nota plus pajak” yang menunjukkan nilai transaksi sekaligus besaran PPN yang harus dipungut dan dilaporkan. Tanpa Faktur Pajak, pemungutan PPN dianggap tidak sah dan tidak dapat dikreditkan oleh pihak pembeli.
Karena itu, setiap transaksi yang melibatkan PKP wajib disertai Faktur Pajak yang valid dan terdaftar dalam sistem e-Faktur Dirjen Pajak. Dokumen inilah yang membuat administrasi PPN berjalan tertib, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan baik bagi penjual maupun pembeli.
Siapa yang Wajib Membuat Faktur Pajak?
Faktur Pajak hanya boleh diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP), yaitu pelaku usaha yang sudah dikukuhkan oleh DJP dan memiliki kewajiban memungut PPN. Artinya, tidak semua bisnis boleh membuat Faktur Pajak, hanya mereka yang sudah resmi menjadi PKP dan terdaftar di sistem perpajakan.
Setiap kali PKP menyerahkan barang atau jasa kena pajak, maka penerbitan Faktur Pajak menjadi sebuah kewajiban. Dokumen ini berlaku sebagai bukti bahwa PKP telah memungut, menyetorkan, dan melaporkan PPN sesuai aturan.
Tanpa status PKP, bisnis tidak berhak membuat Faktur Pajak dan tidak boleh memungut PPN dari konsumennya.
Kewajiban ini berlaku untuk semua PKP, baik usaha kecil, menengah, hingga perusahaan besar, selama transaksi yang dilakukan termasuk dalam kategori barang atau jasa yang dikenakan PPN.
Bagi pelaku usaha yang bekerja sama dengan perusahaan besar, BUMN, atau instansi pemerintah, kemampuan menerbitkan Faktur Pajak adalah syarat mutlak untuk dapat bertransaksi secara profesional dan memenuhi standar administrasi yang diwajibkan.
Kapan Faktur Pajak Harus Diterbitkan?
Faktur pajak tidak boleh dibuat sembaranga, ada aturan waktu yang wajib dipatuhi PKP (Pengusaha Kena Pajak).
Secara umum, faktur pajak harus diterbitkan paling lambat pada saat terjadinya penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP). Artinya, ketika transaksi sudah sah dan barang atau jasa sudah diserahkan kepada pembeli, faktur pajak wajib dibuat.
Dalam praktiknya, momen terjadinya “penyerahan” bisa berbeda-beda bentuknya. Jika transaksi berupa pengiriman barang, faktur pajak harus diterbitkan ketika barang sudah dikirim atau berpindah kendali ke pembeli. Untuk jasa, faktur pajak diterbitkan ketika jasa sudah diberikan atau progres pekerjaan telah memenuhi syarat penagihan.
Aturan ini juga berlaku ketika PKP menerima pembayaran lebih dulu. Saat terjadi pembayaran uang muka (DP), PKP wajib menerbitkan faktur pajak atas jumlah DP tersebut, bukan menunggu barang dikirim atau jasa selesai. Kemudian, ketika sisa pembayaran dilakukan atau barang diserahkan, PKP menerbitkan faktur pajak berikutnya.
Apabila faktur pajak diterbitkan terlambat, konsekuensinya cukup berat: PKP bisa terkena sanksi administrasi, faktur menjadi tidak dapat dikreditkan oleh pembeli, dan berpotensi menimbulkan sengketa pajak.
Itu sebabnya ketepatan waktu penerbitan faktur pajak menjadi aspek penting dalam manajemen keuangan dan kepatuhan perpajakan perusahaan.
Apa Saja Informasi yang Harus Ada di Dalam Faktur Pajak?
Untuk dianggap sah menurut aturan perpajakan, sebuah Faktur Pajak harus memuat informasi tertentu yang sudah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Informasi ini bukan sekadar formalitas,tanpa kelengkapan data, Faktur Pajak bisa dianggap cacat dan tidak bisa dikreditkan oleh pihak pembeli.
Pertama, Faktur Pajak wajib mencantumkan identitas penjual dan pembeli. Ini mencakup nama, alamat, serta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) masing-masing. Identitas ini penting karena menjadi dasar legal untuk membuktikan siapa yang melakukan transaksi dan siapa yang berkewajiban memungut serta menyetor PPN.
Elemen berikutnya adalah perhitungan PPN itu sendiri. Faktur harus menunjukkan besaran PPN yang dipungut, termasuk PPN Pasal 16D jika relevan. Jika transaksi dikenakan tarif berbeda atau termasuk barang tertentu yang memiliki perlakuan khusus, hal itu harus dicantumkan secara jelas.
Faktur Pajak juga harus memiliki nomor seri faktur yang diterbitkan oleh DJP. Nomor ini berfungsi sebagai identitas unik yang membuktikan bahwa faktur tersebut resmi dan tercatat dalam sistem perpajakan. Tanpa nomor seri, faktur dapat dianggap tidak sah.
Terakhir, Faktur Pajak harus mencantumkan tanggal penerbitan dan tanda tangan (atau tanda tangan elektronik) dari pihak PKP yang menerbitkannya.
Tanggal penting untuk menentukan periode pelaporan PPN, sementara tanda tangan menjadi bukti otentik bahwa faktur tersebut benar-benar dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Semua komponen tersebut memastikan Faktur Pajak bisa dipertanggungjawabkan secara hukum, diakui oleh DJP, dan dapat digunakan oleh pembeli untuk mengkreditkan PPN Masukan.
Cara Membuat Faktur Pajak Secara Resmi
Untuk menerbitkan Faktur Pajak yang sah, bisnis harus berstatus PKP dan menggunakan sistem resmi dari DJP. Proses pembuatannya tidak bisa dilakukan secara manual atau melalui Word/Excel, karena Faktur Pajak harus memiliki kode unik dan tanda tangan elektronik dari sistem DJP.
Pertama, PKP harus mengajukan permohonan Sertifikat Elektronik melalui DJP. Sertifikat inilah yang menjadi “identitas digital” agar PKP bisa login dan menghasilkan Faktur Pajak resmi. Setelah sertifikat aktif, barulah PKP dapat menggunakan aplikasi e-Faktur (desktop maupun web-based) untuk membuat Faktur Pajak.
Di dalam e-Faktur, pelaku usaha perlu mengisi data lengkap, mulai dari identitas lawan transaksi, jenis barang/jasa, nilai transaksi, hingga besaran PPN yang dipungut. Sistem kemudian akan menerbitkan Faktur Pajak dengan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) yang valid dan terekam di database DJP.
Setelah Faktur Pajak dibuat, PKP wajib mengunggahnya ke DJP untuk mendapatkan validasi. Jika sudah “approval sukses”, barulah faktur tersebut dianggap sah dan dapat dikreditkan oleh pihak pembeli. Tanpa melalui mekanisme resmi ini, faktur dianggap tidak valid dan bisa berujung pada sanksi administrasi bagi PKP.
Kesimpulan
Faktur Pajak bukan hanya dokumen pajak, tetapi bukti sah bahwa sebuah transaksi telah dilakukan secara resmi, tercatat, dan sesuai regulasi. Dokumen ini menjadi pembeda utama antara bisnis yang tertib administrasi dengan bisnis yang masih berjalan informal.
Bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP), pembuatan Faktur Pajak adalah kewajiban yang melekat pada setiap transaksi kena pajak. Sedangkan bagi pembeli, baik bisnis maupun instansi, Faktur Pajak adalah alat untuk mengklaim PPN Masukan dan memastikan bahwa transaksi dilakukan secara profesional.
Pada akhirnya, memahami dan mengelola Faktur Pajak dengan benar akan memberikan banyak manfaat: meningkatkan kredibilitas, mempermudah kerja sama B2B, menghindari sanksi, serta memastikan bisnis tumbuh secara legal dan berkelanjutan.
Bisnis yang rapi pajaknya, rapi pula jalannya.
