Dalam menjalankan bisnis, utang dagang perlu dikelola dengan baik agar kegiatan usaha tetap berjalan lancar. Melalui utang dagang, perusahaan bisa mendapatkan barang atau jasa terlebih dahulu, kemudian membayarnya sesuai waktu yang sudah disepakati dengan pemasok.
Bagi UMKM, sistem seperti ini dapat membantu memenuhi kebutuhan operasional tanpa harus langsung menggunakan uang kas. Namun, masih banyak pelaku usaha yang belum memiliki pencatatan keuangan yang rapi, masih mencampur uang pribadi dengan uang usaha, serta mengelola administrasi secara manual.
Utang dagang sebenarnya dapat membantu bisnis, tetapi tetap memiliki risiko. Utang dagang bisa menjaga arus kas dan membantu operasional perusahaan tanpa harus mengambil pinjaman dari bank atau lembaga keuangan.
Menurut saya, jika tidak disertai pencatatan yang rapi, dokumen transaksi yang lengkap, dan pengawasan terhadap jadwal pembayaran, utang dagang dapat menimbulkan masalah keuangan. Bahkan, kondisi tersebut bisa mengganggu kelangsungan usaha.
Karena itu, pemilik bisnis perlu memahami cara mengelola utang dagang dengan tepat agar kondisi keuangan perusahaan tetap sehat dan kegiatan usaha dapat berjalan dalam jangka panjang.
Apa Itu Utang Dagang?
Utang dagang adalah kewajiban perusahaan kepada pemasok karena membeli barang atau jasa secara kredit untuk kebutuhan usaha. Artinya, perusahaan menerima barang atau jasa terlebih dahulu, kemudian melakukan pembayaran sesuai waktu yang sudah disepakati.
Utang tersebut biasanya harus dibayar dalam waktu relatif singkat berdasarkan invoice, purchase order, kontrak penjualan, atau kesepakatan pembayaran antara perusahaan dan pemasok.
Dalam akuntansi, Jerry J. Weygandt, Paul D. Kimmel, dan Donald E. Kieso menjelaskan bahwa utang usaha atau accounts payable termasuk kewajiban lancar yang muncul dari kegiatan operasional perusahaan. Utang tersebut dapat berasal dari pembelian persediaan, perlengkapan, maupun jasa secara kredit.
Istilah hutang dagang masih sering digunakan dalam percakapan sehari-hari. Namun, penulisan yang baku dalam bahasa Indonesia adalah utang dagang. Dalam bidang akuntansi, istilah utang usaha juga sering digunakan dengan makna yang sama.
Jasa pendirian PT Umum dan CV bisa bayar belakangan, klik untuk konsultasi gratis!
Karakteristik Utang Dagang
Secara umum, utang dagang memiliki beberapa ciri berikut:
- Muncul karena pembelian barang atau jasa untuk kebutuhan usaha.
- Memiliki waktu pembayaran yang relatif singkat.
- Biasanya dilengkapi invoice, faktur, surat jalan, atau purchase order.
- Umumnya tidak membutuhkan jaminan seperti pinjaman bank.
- Nilainya sesuai jumlah tagihan yang telah disepakati dengan pemasok.
- Dicatat sebagai kewajiban atau liabilitas dalam laporan keuangan perusahaan.
Waktu pembayaran utang dapat berbeda pada setiap pemasok. Ada transaksi yang menggunakan waktu pembayaran 30 hari, 45 hari, 60 hari, hingga 90 hari.
Jangka waktu tersebut tidak berlaku sama untuk semua transaksi karena bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pemasok.
SAK Indonesia untuk Entitas Privat atau SAK EP mulai berlaku pada 1 Januari 2025 sebagai pengganti SAK ETAP. Dalam standar tersebut, kewajiban termasuk jangka pendek apabila diperkirakan selesai dalam kegiatan operasional normal perusahaan atau harus dibayar maksimal 12 bulan setelah tanggal laporan.
Pembelian kepada pemasok secara kredit dalam jangka pendek pada umumnya dicatat sebesar nilai tagihan yang harus dibayarkan.
Contoh Utang Dagang
Misalnya, Toko Sumber Makmur membeli persediaan senilai Rp30 juta dari PT Pangan Sejahtera pada 1 Juli dengan waktu pembayaran 30 hari.
Barang langsung diterima oleh Toko Sumber Makmur, sedangkan pembayaran dapat dilakukan paling lambat pada 31 Juli.
Saat barang diterima, pencatatannya sebagai berikut:
- Debit persediaan: Rp30 juta
- Kredit utang dagang: Rp30 juta
Saat pembayaran dilakukan:
- Debit utang dagang: Rp30 juta
- Kredit kas atau bank: Rp30 juta
Perbedaan Utang Dagang dan Piutang Dagang
Utang dagang adalah kewajiban perusahaan untuk membayar pemasok. Sementara itu, piutang dagang adalah hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pelanggan.
Sederhananya, utang membuat uang perusahaan keluar, sedangkan piutang menjadi sumber uang yang nantinya masuk ke perusahaan.
| Aspek | Utang Dagang | Piutang Dagang |
|---|---|---|
| Posisi perusahaan | Pihak yang memiliki kewajiban membayar | Pihak yang berhak menerima pembayaran |
| Pihak terkait | Pemasok atau vendor | Pelanggan atau pembeli |
| Dampak terhadap kas | Menyebabkan uang keluar | Menghasilkan uang masuk |
| Posisi dalam akuntansi | Liabilitas lancar | Aset lancar |
| Asal transaksi | Pembelian secara kredit | Penjualan secara kredit |
| Risiko utama | Terlambat atau gagal membayar | Piutang tidak berhasil ditagih |
| Dokumen pendukung | Invoice pemasok, PO, surat jalan | Invoice penjualan, kontrak, bukti pengiriman |
Perbedaan antara utang dan piutang perlu dipahami karena keduanya sangat memengaruhi kondisi kas perusahaan.
Perusahaan bisa saja memiliki penjualan yang tinggi, tetapi tetap kesulitan membayar kebutuhan operasional apabila pelanggan belum membayar piutang, sementara tagihan kepada pemasok sudah jatuh tempo.
Kondisi tersebut dapat menimbulkan kesenjangan arus kas.
Contohnya, perusahaan harus membayar pemasok dalam waktu 30 hari, sedangkan pelanggan baru membayar tagihan setelah 60 hari.
Artinya, perusahaan perlu menyiapkan dana untuk menutup kebutuhan selama selisih 30 hari tersebut.
Penelitian Marc Deloof terhadap 1.009 perusahaan nonkeuangan di Belgia menunjukkan adanya hubungan antara pengelolaan modal kerja dan keuntungan perusahaan.
Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa perusahaan memiliki peluang meningkatkan keuntungan dengan mempercepat penagihan piutang dan memperpendek waktu penyimpanan persediaan.
Penelitian tersebut juga menemukan bahwa perusahaan yang memiliki keuntungan lebih rendah cenderung menunda pembayaran tagihan lebih lama. Artinya, menunda pembayaran utang dalam waktu panjang tidak selalu membuat perusahaan menjadi lebih untung.
Cara Mengelola Utang dan Piutang Dagang dengan Efektif
Pengelolaan utang dan piutang perlu memperhatikan keseimbangan antara waktu uang masuk dan waktu perusahaan harus melakukan pembayaran.
Perusahaan sebaiknya menentukan aturan pembayaran yang jelas, mencatat seluruh invoice, memantau umur utang dan piutang, serta menjaga komunikasi dengan pemasok dan pelanggan sebelum jatuh tempo.
Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan.
1. Tetapkan SOP Pembayaran
Setiap transaksi kredit sebaiknya memiliki informasi yang jelas mengenai:
- Nilai transaksi.
- Tanggal invoice.
- Tanggal jatuh tempo.
- Metode pembayaran.
- Diskon pembayaran lebih cepat.
- Denda atau konsekuensi apabila terlambat.
- Prosedur pengembalian barang dan koreksi invoice.
Contohnya, termin pembayaran 2/10, n/30 berarti pembeli mendapatkan diskon sebesar 2% apabila melakukan pembayaran maksimal dalam 10 hari.
Jika diskon tersebut tidak digunakan, seluruh tagihan harus dibayarkan paling lambat dalam 30 hari.
2. Buat Daftar Umur Utang dan Piutang
Perusahaan sebaiknya mengelompokkan invoice berdasarkan usia atau keterlambatan pembayaran, misalnya:
- Belum jatuh tempo.
- Terlambat 1–30 hari.
- Terlambat 31–60 hari.
- Terlambat 61–90 hari.
- Terlambat lebih dari 90 hari.
Daftar umur utang dapat membantu perusahaan menentukan tagihan mana yang perlu dibayar terlebih dahulu.
Sementara itu, daftar umur piutang membantu tim keuangan mengetahui pelanggan mana yang perlu segera ditagih.
3. Cocokkan Seluruh Dokumen Transaksi
Perusahaan perlu mencocokkan purchase order, surat jalan, bukti penerimaan barang, invoice, dan catatan pembayaran.
Pemeriksaan tersebut dapat membantu mencegah berbagai kesalahan seperti:
- Pembayaran dilakukan dua kali.
- Jumlah barang tidak sesuai.
- Harga pada invoice salah.
- Invoice belum diterima bagian keuangan.
- Catatan transaksi tidak sesuai dengan barang yang diterima.
4. Terapkan Sistem Persetujuan Pembayaran
Perusahaan dapat menetapkan siapa yang berhak menyetujui pembayaran berdasarkan jumlah transaksi.
Contohnya:
- Pembayaran sampai Rp5 juta disetujui supervisor.
- Pembayaran Rp5–25 juta disetujui manajer.
- Pembayaran di atas Rp25 juta disetujui direktur atau pemilik usaha.
Sistem seperti ini dapat mengurangi risiko pembayaran tanpa izin sekaligus mempermudah proses pemeriksaan internal.
5. Pantau Tiga Angka Penting Setiap Minggu
Pemilik usaha dapat memantau tiga informasi utama secara rutin:
- Total utang yang jatuh tempo dalam 30 hari.
- Total piutang yang diperkirakan masuk dalam 30 hari.
- Jumlah kas yang tersedia.
Jika jumlah kas dan piutang yang kemungkinan besar dapat ditagih lebih kecil daripada utang yang segera jatuh tempo, perusahaan perlu mengambil tindakan.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan antara lain mempercepat penagihan pelanggan, meminta perubahan waktu pembayaran kepada pemasok, atau menunda pengeluaran yang belum mendesak.
Jangan sampai kondisi rekening perusahaan baru diperiksa ketika saldo sudah mulai menipis. Rekening bisnis kurang cocok dijadikan tempat munculnya plot twist.
Gitman dan Zutter menjelaskan bahwa utang usaha dapat menjadi salah satu sumber pembiayaan yang muncul secara alami dari kegiatan bisnis.
Namun, perusahaan tetap perlu memperhitungkan kerugian apabila kehilangan diskon pembayaran, terkena denda keterlambatan, atau mengalami penurunan kepercayaan dari pemasok dan pihak lain.
Risiko Transaksi Utang Dagang Tanpa Dasar Hukum yang Jelas
Transaksi utang dagang yang tidak memiliki dokumen tertulis tidak selalu berarti tidak sah.
Namun, transaksi tersebut akan lebih sulit dibuktikan apabila suatu saat terjadi perselisihan.
Dokumen seperti kontrak, purchase order, invoice, surat jalan, berita acara penerimaan barang, dan percakapan elektronik dapat membantu membuktikan jumlah utang serta kapan pembayaran harus dilakukan.
Pasal 1320 KUHPerdata mengatur empat syarat sah perjanjian, yaitu:
- Adanya kesepakatan para pihak.
- Para pihak memiliki kecakapan hukum.
- Memiliki objek yang jelas.
- Memiliki tujuan atau sebab yang tidak bertentangan dengan hukum.
Perjanjian secara lisan tetap dapat memenuhi syarat tersebut.
Masalah biasanya muncul ketika salah satu pihak harus membuktikan apa yang sebenarnya pernah disepakati. Tanpa dokumen yang jelas, pembuktian menjadi lebih sulit.
Beberapa risiko yang dapat muncul antara lain:
- Perbedaan pendapat mengenai jumlah utang.
- Perselisihan mengenai tanggal jatuh tempo.
- Klaim bahwa barang tidak sesuai atau belum diterima.
- Kesulitan membuktikan kesepakatan diskon atau denda.
- Terjadinya pembayaran dua kali.
- Munculnya invoice palsu.
- Hubungan dengan pemasok menjadi buruk.
- Gugatan karena wanprestasi.
- Permohonan PKPU atau kepailitan pada kondisi tertentu.
Berdasarkan UU Nomor 37 Tahun 2004, permohonan pailit dapat diajukan apabila debitor memiliki dua atau lebih kreditor dan tidak membayar setidaknya satu utang yang sudah jatuh tempo serta dapat ditagih.
Namun, syarat tersebut tetap harus dibuktikan melalui proses di Pengadilan Niaga.
Artinya, keterlambatan membayar satu invoice tidak langsung membuat perusahaan otomatis dinyatakan pailit.
Dokumen Minimum yang Sebaiknya Disiapkan
Untuk mengurangi risiko masalah hukum, transaksi kredit sebaiknya dilengkapi dengan beberapa dokumen berikut:
- Purchase order atau kontrak penjualan.
- Invoice yang mencantumkan identitas para pihak.
- Penjelasan barang atau jasa yang diperjualbelikan.
- Nilai transaksi dan pajak.
- Waktu pembayaran dan tanggal jatuh tempo.
- Surat jalan atau bukti penyelesaian jasa.
- Bukti bahwa barang sudah diterima.
- Ketentuan mengenai retur, denda, dan penyelesaian sengketa.
- Bukti persetujuan dari pihak yang memiliki wewenang.
- Bukti pembayaran dan hasil pencocokan transaksi.
Jasa pendirian PT Perorangan bisa bayar belakangan, klik untuk konsultasi gratis!
Kesimpulan
Utang dagang merupakan salah satu cara perusahaan memenuhi kebutuhan operasional dalam jangka pendek. Dengan sistem tersebut, bisnis dapat memperoleh barang atau jasa terlebih dahulu dan melakukan pembayaran sesuai waktu yang telah disepakati.
Menurut saya, manfaat utang dagang akan lebih optimal apabila perusahaan mampu mengatur waktu pembayaran dengan baik serta menyesuaikannya dengan penerimaan piutang dan jumlah uang kas yang tersedia.
Pengelolaan utang dagang juga tidak hanya berkaitan dengan perhitungan keuangan. Perusahaan perlu memiliki pencatatan yang rapi, proses persetujuan yang jelas, transaksi yang transparan, serta dokumen hukum yang lengkap.
Menggunakan pencatatan digital yang akurat sekaligus menyimpan kontrak dan dokumen transaksi dengan baik dapat membantu perusahaan mengurangi risiko sengketa dan masalah keuangan di kemudian hari.
Ringkasan Cepat
- Utang dagang adalah kewajiban perusahaan kepada pemasok karena pembelian barang atau jasa secara kredit.
- Utang dagang dicatat sebagai kewajiban, sedangkan piutang dagang dicatat sebagai aset.
- Utang menyebabkan uang keluar, sementara piutang menghasilkan uang masuk.
- Waktu pembayaran utang perlu disesuaikan dengan waktu penerimaan piutang.
- Daftar umur utang dan piutang perlu diperiksa secara rutin.
- Purchase order, invoice, surat jalan, dan bukti penerimaan perlu dicocokkan.
- Perjanjian lisan tidak selalu tidak sah, tetapi biasanya lebih sulit dibuktikan apabila terjadi sengketa.
- Utang yang sudah jatuh tempo dapat menimbulkan gugatan, PKPU, atau kepailitan jika memenuhi persyaratan hukum.
- Pengelolaan utang yang baik membutuhkan pencatatan keuangan, pengawasan internal, dan dokumen transaksi yang lengkap.
